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Mitarbeiterbindung – Wie Internate und Privatschulen Leistungsträger binden und dauerhaft halten

Es wird viel geschrieben über den leergefegten deutschen Arbeitsmarkt. Besonders für Internate ist es eine sehr große Herausforderung, gute Mitarbeiter zu finden, die auch bereit sind, ein Leben auf dem Campus mit Wochenenddiensten zu führen. Umso wichtiger ist es, bereits vorhandenen Leistungsträger:innen langfristig zu halten. Kleiner Spoiler vorweg: es sind nicht die coolen Incentives, die für Mitarbeiterbindung sorgen – es ist die bestmögliche Organisation und Strukturierung des alltäglichen Kleinkrams.

Unzählige Studien kommen immer wieder zu dem gleichen Ergebnis: Mitarbeiter, die aus Unzufriedenheit kündigen, verlassen das Unternehmen hauptsächlich, wenn…

  • sie permanent überlastet werden
  • gute Arbeit nicht gewürdigt wird und Führungskräfte sich nicht für ihre Mitarbeiter interessieren
  • Sie keinen Raum erhalten, um ihre Fähigkeiten auszubauen.
  • der Arbeitgeber Erneuerung und Innovation verhindert
  • Erwartungen nur unzureichend kommuniziert werden
  • anstelle eines sorgfältigen Onboardings neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen werden 
  • Überstunden nicht vermieden, sondern erwartet werden

Dabei sind gute Arbeitsbedingungen und Mitarbeiterbindung kein Hexenwerk und es beginnt bei den Alltäglichkeiten. Damit meine ich neben einem angenehmen Umgang miteinander und offener und wertschätzender Kommunikation vor allem sauber strukturierte und digital unterstützte Arbeitsabläufe. Damit ist sehr viel getan, um zu verhindern, dass gute Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Indem Arbeitgeber ihren Mitarbeitern diese Entlastung im Arbeitsalltag verschaffen, zeigen sie Wertschätzung, sie achten die Lebenszeit ihrer Mitarbeiter:innen, schaffen eine hohe Lebensqualität am Arbeitsplatz und übernehmen auch die Verantwortung für die Mitarbeitergesundheit. Insofern sind dieses Maßnahmen ein wichtiger Schritt zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit.

Nur wer im Alltag auch Phasen der Muße findet, wird in der Lage sein, out of the box zu denken, kreativ zu werden und Verbesserungen anzustoßen, von denen das ganze Unternehmen profitieren kann. Wer hingegen tagtäglich am Limit arbeitet, hat keine Kapazitäten mehr übrig, um darüber nachzudenken, wie man es einfach, schneller oder besser machen könnte.

Will heißen, wer seinem Team den lästigen und intellektuell wenig anspruchsvollen aber trotzdem notwendigen administrativen Kleinkram vom Hals hält wird feststellen, dass die Produktivität und die Zufriedenheit im Team deutlich ansteigt. Wir sind in unseren Projekten immer wieder berührt von der Begeisterung, wenn diese wiederkehrenden Tätigkeiten automatisch per Button-Klick erledigt werden können. 

28% ihrer Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter:innen mit der Bearbeitung von E-Mails, 19% für das Suchen nach Informationen und 14% für die interne Kommunikation. Dies sind die Ergebnisse einer Studie des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012.  Es bleiben durchschnittlich nur 39% für wertschöpfende Arbeit. 
Und ja, die Studie ist gerade in Internaten und Privatschulen immer noch zitierbar, weil die Schulorganisation und -verwaltung, aber auch das Recruiting und die Schülergewinnung an vielen Stellen mit Mitteln und Methoden der 90er Jahre arbeiten.
Stichwort „Wiedervorlagemappe“. 

Wenn wir spüren, dass  Tätigkeiten sinnvoll und notwendig sind, tun wir sie ohne zu murren, auch wenn sie weit unter unseren Fähigkeiten liegen. Manches muss einfach erledigt werden. Wenn wir feststellen, dass die Dinge viel einfacher abgearbeitet werden könnten, das Unternehmen sich aber gegen Veränderungen sträubt oder den Bedarf ignoriert, führt das zu Unzufriedenheit – und die ist bekanntermaßen ein starker Motor für Veränderung. 

Wenn sich nicht das Unternehmen verändert, dann tun es eben die Mitarbeiter.

Indem sie Routinen automatisieren, sorgen Unternehmen dafür, dass ihre Teams mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen.

Mitarbeiterzeit zurückgewinnen und Kosten senken – wie geht das?

Probewohnen 

Das Probewohnen im Internat ist ein sehr schönes und einfaches Beispiel, das die Vorteile automatisierter Prozesse verdeutlicht und an dem sich eine Zeitersparnis leicht berechnen lässt. Der interne Ablauf ist immer der gleiche und auch die Kommunikation mit den Familien läuft immer nach demselben Muster ab.

In der manuellen Bearbeitung
erhalten die Familien alle relevanten Informationen zum Probewohnen entweder in Papierform oder manuell per E-Mail oder Post.
Hausintern werden verschiedene Personen mit Informationen versorgt und Aufträge vergeben. Die Aufnahmeleitung schreibt in der Regel eine individuelle E-Mail und kümmert sich darum, dass alles erledigt wird.

Wie viel Arbeitszeit und Rückfragen lassen sich sparen, wenn dieser Prozess vollautomatisiert funktioniert?

Automatisiert:
Sobald im Kontaktmanagement-System das Feld Probewohnen angeklickt wird, löst dies automatisch eine Kaskade an notwendigen Aktionen aus:

1. Die Eltern erhalten eine E-Mail-Serie mit allen wichtigen Informationen und Regeln. Anforderungen, die einer Rückmeldung bedürfen, werden automatisch nachgefasst, falls die Rückmeldung bis zu einem festgelegten Zeitpunkt noch nicht erfolgt sein sollte.

2. Alle beteiligten Abteilungen erhalten vom System eine E-Mail mit einem Arbeitsauftrag oder Informationen und Kontaktdaten des Neuankömmlings. Auch hier ist das automatische Nachfassen möglich. Alle am Prozess beteiligten Personen sehen den aktuellen Stand der Dinge im CRM und haben alle Informationen an einem zentralen Ort zur Hand.
Dies erspart Rückfragen und Diskussionen, vermeidet Konflikte im Team und diszipliniert, weil Unpünktlichkeit oder mangelnde Sorgfalt für alle Beteiligten plötzlich sichtbar wird.

Was nach innen für Disziplin und Klarheit sorgt, wirkt auch nach außen. Eine gut strukturierte Organisation und exzellente und professionelle Servicequalität stärkt bei den Familien das Vertrauen, die richtige Entscheidung für das Kind zu treffen.

Sommercamps

Sommercamps sind eine ideale Maßnahme zur Kundengewinnung. Sie sind preisgünstig und geben vielen Kindern und Jugendlichen einen spannenden Einblick ins Internatsleben. Fast alle Arbeitsschritte im Buchungs- und Abrechnungsprozess lassen sich automatisieren und sorgen dadurch für mehr Zufriedenheit und Entlastung im Team. 

Auch hier geht es darum, nach außen möglichst professionell und vertrauensbildend aufzutreten und intern den manuellen Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Im manuellen Arbeitsablauf tragen sich Familien in ein Kontaktformular zur Anmeldung ein und erhalten dann eine händisch erstellte Rechnung per E-Mail oder Post. Alle Zahlungseingänge müssen manuell überprüft und evtl. sogar angemahnt werden.

Wenn der Anmelde- und Abrechnungsprozess automatisiert ist, werden Familien bei der Buchung direkt zu einer Bezahlseite geleitet, wo Sie den Betrag über gängige Bezahlmethoden ausgleichen oder anzahlen können. Die Schule erhält automatisch eine Anmelde-Bestätigung und danach eine weitere mit der Zahlungsinformation.

Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird eine Rechnung erstellt, an die Buchhaltung übertragen und per E-Mail an die Familie gesendet. Die Teilnahme wird den Eltern bestätigt und  Nachrichten mit allen relevanten Informationen über eine E-Mail-Serie peu à peu versendet – ähnlich wie beim Probewohnen.

Digitalisierte Arbeitsabläufe sind kein Luxus – eher ein must have. Sie tragen maßgebend dazu bei, den Arbeitsalltag zu entlasten und sorgen dafür, dass notwendige Tätigkeiten reibungslos abgearbeitet werden können. Ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld mit zeitgemäßen Arbeitsmitteln erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit deren emotionale Bindung an das Unternehmen. Sie gewinnen mehr Zeit für die Tätigkeiten, die ihnen wichtig sind und wahren Wert schöpfen.