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Bei unserer Arbeit mit Internaten und Privatschulen ploppen bei unseren Kunden ständig neue Ideen auf. Sobald klar ist, wie eine sinnvolle Automatisierung aussehen kann, welche Vorteile sie bringt und welche Zeitersparnis sich für das Verwaltungsteam der Schule ergibt, erschließen sich immer mehr Einsatzbereiche. Ab diesem Zeitpunkt ist die Digitalisierung kein Damoklesschwert mehr, das unheilvoll über einem schwebt – vielmehr ist es dann ein scharfes Werkzeug, das man beherzt in die Hand nehmen und mit dem man viel bewerkstelligen kann.

Schulbücher und Lizenzen verwalten

Nicht alle Internate stellen ihren Schülerinnen und Schülern die Lehrmaterialien kostenfrei zur Verfügung, indem sie die Bücher  und Lizenzen anschaffen und sie über mehrere Jahre an die Schulklassen herausgeben. Die Regel ist, dass die Schule zwar die Materialien besorgt, sie aber den Eltern in Rechnung stellt. Damit nicht jedes Jahr alle Eltern verlagsneue Bücher  kaufen müssen, bietet die Schule, über die ich heute schreiben möchte den Familien einen An- und Verkaufsservice an. 

Doch der Prozess ist, da die Verwaltung noch nicht digitalisiert ist, sehr mühsam und aufwändig. Um offen zu sein – das Verwaltungsteam ist ziemlich schlecht gelaunt, wenn es an die Sommerferien denkt:

Ein umständlicher Prozess

Am Ende des Schuljahres liefern alle Schüler ihre Bücher in einer mit Namen beschrifteten Tüte in der Bibliothek ab. Nun gilt es in den Sommerferien, die zurückgegeben Bücher zu begutachten und einen adäquaten Preis festzulegen. Ähnlich einer Antiquariatsbuchhandlung werden die Bücher gelistet, beurteilt, angekauft und im kommenden Schuljahr wieder an die nachkommenden Klassenstufen weiterverkauft. Dieser komplette Prozess läuft bislang manuell und beschäftigt 2 Mitarbeiterinnen  jeweils 2 Wochen lang.
Bücher, die aufgrund ihres schlechten Zustands aussortiert werden müssen, werden nachbestellt. Auf diesem Weg erhalten die nachfolgenden Klassen neue und gebrauchte Materialien, die dann den Eltern zu den zuvor festgesetzten Preisen in Rechnung gestellt werden.

Was sind die Schmerzpunkte?

  • Das Team macht Überstunden in den Sommerferien
  • Weil der Prozess so arbeitsintensiv und lästig ist, sinkt die Moral. Das muss leichter gehen.
  • Liefertermine von Schulbuchbestellungen verzögern sich zum Ende der Sommerferien oft. Das führt dazu, dass manche Bücher zu Schulbeginn nicht im Haus sind.
  • Händisches Übertragen von Listen ist fehleranfällig und zeitaufwändig und einfach nicht mehr zeitgemäß.

Unser Angebot

Wir beziehen die Schülerinnen und Schüler in den Prozess mit ein. In ein über das Automatisierungssystem bereitgestelltes Onlineformular tragen sie am Tag der Buchabgabe ihre persönlichen Daten ein, klicken die im Besitz befindlichen Lehrmaterialien auf der Liste an, bewerten den Zustand nach festgelegten Kriterien auf einer Skala, hinter der ein Preis liegt. Diese Eingaben werden von den zwei Mitarbeiterinnen der Verwaltung stichprobenartig überprüft und können über das CRM an die Buchhaltung zur Abrechnung freigegeben werden.  Ein weiterer Abrechnungsbeleg geht automatisch per E-Mail an die Eltern.
Die dadurch gewonnene Zeitersparnis sorgt dafür, dass die Schule sich wesentlich eher einen Überblick über vorhandene und fehlende Titel machen und ihre Bestellung früher an die Buchhandlung übermitteln kann. 

Zum neuen Schuljahr sind alle Titel im Haus vorhanden und werden für jede einzelne Person neu zusammengestellt und zum vorher festgelegten Preis den Eltern berechnet. Buchhaltung und Eltern erhalten einen automatisch erstellten Verkaufsbeleg. Anhand der Schülerzahlen hat die Schule jetzt immer einen genauen Überblick ob sie genügend Bücher am Lager hat oder bestellen muss. Da alle Schritte des Prozesses über das Automatisierungssystem vernetzt sind und miteinander kommunizieren, entfällt das Führen von Excel-Listen und die Datenübertragung per Hand. 

Bleibt also nur noch, den beiden Damen erholsame Sommerferien zu wünschen.

Haben Sie ähnliche Herausforderungen zu meistern?

Gibt es Arbeitsprozesse in Ihrem Marketing, im Schülergewinnungsprozess oder in der Verwaltung, die Sie gern vereinfachen würden?

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