Saubere interne Kommunikationsprozesse unterstützen Ihre Wirkung im Außen. Wie eine klar definierte und sinnvoll digitalisierte Kundenreise auf ein langfristiges Bonuskonto einzahlt und hilft, Ihre Marketingkosten zu senken.

Ziel aller Marketingmaßnahmen in Unternehmen oder an Internaten und Privatschulen ist es, eine möglichst hohe Anzahl Leads – also interessierten Personen zu generieren.  Je mehr Kontakte Sie bekommen, desto besser müssen Sie auf den Zufluss vorbereitet sein und standardisierte Abläufe installiert haben. Jedes Kind weiß – Je mehr Obst – Äpfel oder Birnen wir oben in den Trichter einer Saftpresse einfüllen, desto mehr Saft fließt auch unten raus. 

Deshalb sorgt man im Vorfeld dafür, dass genügend saubere Gefäße vorhanden sind, um das Produkt aufzufangen und adäquat zu konservieren. Wer sich nicht kümmert oder diesen Schritt schlichtweg nicht bedenkt oder sorglos meint “och-das machen wir dann später”, stellt , wenn es schon kräftig sprudelt, hastig Bottiche und Gefäße aller Art unter, um die Flut aufzufangen. So entstehen schlussendlich Mehrarbeit und ein Ergebnisverlust. Was im Bottich aufgefangen wird, muss anschließend wieder umgefüllt werden und dabei geht auch immer etwas daneben . 

Was hat Apfelsaft mit Schülergewinnung zu tun

Marketing ist alles, was dafür sorgt, dass Sie eine ausreichende Menge an Obst zur Saftherstellung erhalten. Nicht jeder Apfel besteht die Qualitätsprüfung – einige werden aussortiert, bevor sie in den Trichter gefüllt werden und bei manchen Obstsorten müssen die Früchte erst einmal vorbereitet und zerkleinert werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können. Im digitalen Marketing nennen wir das Lead Nurturing – wir bereiten unsere Interessenten darauf vor, eine gute Entscheidung treffen zu können und “nähren” sie mit wertvollen Informationen und Emotionen. Sobald Sie mehr Werbung schalten, können Sie davon ausgehen, dass mehr Kontaktanfragen hereinkommen. Jetzt  müssen Sie auch in der Lage sein, mit jedem einzelnen Mehrkontakt einen zielgerichteten Weg zur Entscheidung zu gehen. Wenn Sie als einzelne Person nicht in der Lage sind, das zu leisten, sollten Sie Teile dieses Weges automatisiert abbilden, um jeder Anfrage, jedem Kontakt die notwendige Aufmerksamkeit und Wertschätzung entgegenzubringen.

“Die haben es wohl nicht nötig.”

Ich lasse mir regelmäßig Broschüren von Internaten und Privatschulen zusenden – doch bislang hat nur eine einzige Schule von sich aus Kontakt zu mir aufgenommen, um mit mir ins Gespräch zu kommen. Liegt es am mangelnden Interesse? Sind die Wartelisten der Schulen so lang, dass es auf mich nicht weiter ankommt? Interessierte Familien, die ein Internat in Erwägung ziehen, denken genau so. Sie liegen damit völlig daneben.

Aktives Verkaufen ist unangenehm, manchmal sogar verpönt

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schulaufnahmebüro sind in der Regel nicht vertrieblich ausgebildet.

  • Es fehlt an rhetorischen Werkzeugen und Verkaufstechniken
  • Sie haben keine Standards für die einzelnen Phasen der Kundengewinnung aufgesetzt
  • Sie haben keine technische Unterstützung, kein Kundenmanagementsystem, das Ihnen einen Überblick verschafft oder das automatisiert immer wieder mit interessierten Familien über E-Mail Kontakt aufnimmt.

Man muss kein leidenschaftlicher Verkäufer, kein Vielredner sein, um exzellente Vertriebsarbeit zu machen – es braucht lediglich eine gut gemachte, kundenorientierte Informationskampagne , die automatisiert per E-Mail ausgeliefert wird. Sie liefert die Grundinformationen über die Schule und sorgt für regelmäßige Sichtbarkeit und Kontaktfrequenz. Das entlastet das Aufnahmeteam und bringt die Mitarbeiter:innen aus der Bredouille ihrer selbst verinnerlichten Blockaden und Glaubenssätze wie “Ich will nicht aufdringlich sein” oder “Die Eltern meinen, wir hätten es nötig”.

Corona hat dafür gesorgt, dass das Thema Digitalisierung in aller Munde ist. Viele Privatschulen haben sich den digitalen Unterricht groß auf die Fahne geschrieben, manche schon seit Jahren. Doch jetzt darf die Digitalisierung nicht an den Bürotüren der Schulverwaltung enden.

In der täglichen Praxis sehe ich diese Situationen:

  • Skurilerweise müssen Mitarbeiterinnen immer noch von Hand verschiedene Excel-Listen mit fast gleichen Daten führen, weil ein paar Personen diese fast gleichen Daten in ihrer speziell gewünschten Form nutzen möchten.
    Warum kann nicht jeder selbst die gewünschten Daten aus einem zentralen System ziehen?
  • Die Verteilung von Schulbüchern und anderen Lehrmaterialien erfolgt mit Hand und Auge ohne technische Unterstützung und kostet viele Überstunden.
    Ein Automatisierungssystem vereinfacht den Prozess ungemein. Mehr dazu in diesem Blogbeitrag.
  • In der Schüleraufnahme versucht man konsequent an interessierten Familien dranzubleiben, obwohl die Fülle der Aufgaben das kaum zulässt. Hilfsmittel sind Excel-Listen, Klebezettel und Wiedervorlagemappen. Viele Kontakte versanden.
    Wie wäre es, die Standardinformationen zur Qualifizierung automatisiert per E-Mail auszuliefern, um danach mit interessierten Familien auf einem wesentlich höheren Informationsniveau ins persönliche Gespräch zu gehen?
  • Auch die Kommunikation ins Haus ist stockend und erfolgt von Mund zu Mund statt standardisiert und zuverlässig  elektronisch:
    Warum kann nicht automatisch die Information über ein besonderes Sporttalent direkt nach Vertragsabschluss an den Fachbereich Sport übermittelt werden, damit die zuständige Lehrkraft Bescheid weiß und dieses junge Talent weiter fördern kann?
    Stellen Sie sich vor, dass die Lehrkraft mit den Eltern Kontakt aufnimmt, um zu erfahren auf welchem Trainingsstand dieser junge Mensch ist.
    Das kommt gut an, vertieft das Vertrauen und gibt den Eltern das Gefühl, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Sie werden ihr Kind leichter ins Internat loslassen, was wiederum die Arbeit der Erzieher und Mentorinnen in der Phase des Einlebens erleichtert.

Ein klassischer Einwand ist, dass diese in Teilen automatisierte Kommunikation unpersönlich ist.  Sie ist sogar sehr persönlich, denn sie findet konsequent statt und erreicht die Zielperson zuverlässig.

Dies sind nur kleine, alltäglich Beispiele, aber es verdeutlicht, wie fahrlässig es von den Entscheidern in Schulen und Unternehmen ist, den hausinternen Prozessen und dem Arbeitspensum der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu wenig Beachtung zu schenken.
Kunden spüren sofort, wie organisiert ein Unternehmen oder eine Schule ist, denn aus vielen einzelnen Tönen entsteht entweder wohlklingende Musik oder störender Missklang. 

Jeder einzelne Ton, jede kleine Handlung oder Unterlassung  entscheidet, ob Sie hinterher weiter empfohlen werden oder nicht. Optimal ausgerichtete und digitalisierte Prozesse zahlen auf dieses Bonuskonto ein. Sie werden öfter und wärmer empfohlen. Das schont Ihr Marketingbudget.

Wenn Sie mehr erfahren möchten oder sich eingehender mit mir austauschen möchten, vereinbaren Sie gern einen Termin.

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